پاورپوینت در مورد مديريت اسناد و بايگانی

فرمت فایل : ppt

قابل ویرایش

تعداد اسلایدها : 33 اسلاید

بخشی از اسلایدها :

مديريت امور دفتری:

مجموعه اصول و روشهايی است که ناظر بر دريافت و ثبت، تهيه و صدور نامه های اداری می باشد و موجب هماهنگی، کنترل و بهبود روشهای گردش نامه های اداری در کليه سطوح سازمانی می باشد.

امور دفتری يا سيستم گردش نامه های اداری:

دريافت،ثبت،ارجاع،پيگيری و صدور می شود و هر کدام از مراحل مذکور نيز از اقدامها و مراحل جزئی تری برخوردار می باشد.

دبير خانه:

دبيرخانه و دفاتر مديريتها به عنوان واحدهای مسئول امور دفتری انجام وظيفه می نمايند و در واقع مرکز کنترل و هماهنگ کننده سيستم امور دفتری و گردش نامه های اداری می باشد.

نامه های اداری:

يک وسيله مکتوب اداری است که در اجرای وظايف اداری تهيه و يا دريافت می شود. از ارکان نامه های اداری می توان به شماره، تاريخ و امضاء اشاره کرد. نامه های اداری که فاقد سه مشخصه فوق باشد در دفاتر و دبير خانه ها ثبت نمی شود و برای اصلاح بازگشت داده می شود.

منطقی ترين نوع طبقه بندی مربوط به بايگانی:

طبقه بندی بر مبنای شاخص هايی بر اساس نام افراد، سازمان ها و مناطق جفرافيايی

طبقه بندی بر اساس موضوع و مفاد نامه

طبقه بندی بر اساس تاريخ

روشهای تنظيم پرونده های اسمی:

روش الفبايی ساده

ترتيب ثبت اسامی پوشه ها و دفاتر راهنما

روش شماره گذاری متوالی يا مسلسل

روش شماره گذاری بر اساس حرف اول و دوم نام خانوادگی

روش شماره گذاری رمز الفبايی

روش حرف و عدد